Что такое СНТ?
Узнайте из статьи, что и почему не так в вашем СНТ.

Постатейный научно-практический комментарий к ФЗ-66 от 15.04.98 г. с изменениями по 14.04.2008 г.
Скачайте! Бесплатно! Пользуйтесь!

Постатейный научно-практический комментарий к ФЗ-66 от 15.04.98 г. с изменениями по 30.06.2006 г.
Издание расширенное, дополненное. Скачайте! Бесплатно! Пользуйтесь

Действующая редакция ФЗ-66 от 15.04.98 г.
В закон внесены все дополнения и изменения, в т.ч. вступившие в силу согласно ФЗ-337 от 03.07.2016 г. Скачайте! Бесплатно!

Все на выборы правления 
СНТ

Выборы органов управления в СНТ
Организация правомочных выборов

Прописка в СНТ
Как получить регистрацию без суда

Ликвидация правовой безграмотности
Вопросы и ответы. Задай вопрос, узнай свои права и живи спокойно!


Cтроим жилой дом
Стройка на садовом участке по правилам

Всё о взносах в СНТ О членских, целевых, вступительных и других взносах

"Дачная амнистия"
Как правильно оформить земельный участок в собственность

Заставьте правление СНТ
работать в правовом поле


Правила пользования земельным участком
Права собственника земли

Ограничение прав собственности на землю
Можно ли принудительно лишить собственника участка? Узнай правду

Налог на землю
Заплати налог правильно. Льготы в СНТ

Калининград




HOSTLIFE - лучший платный хостинг сайтов


О новых материалах >>>

 Для просмотра фотографий, размещённых на сайте, в увеличенном размере необходимо щёлкнуть кнопкой мышки на их уменьшенных копиях.

Когда закончите набор, принесите мне этот черновик. У меня есть предчувствие, что в один прекрасный день эта бумага станет важным документом. Как Декларация Независимости или моя первая школьная ведомость.

Из фильма "Гражданин Кейн",
1941 г., реж. Орсон Уэллс

Эта страница и её содержание вынашивались давно, ещё в начале десятых годов нынешнего века, но её создание постоянно откладывалось по разным причинам, более важным и насущным в прошедшем периоде времени. А ведь для СНТ, как и другого садоводческого объединения или любого юридического лица делопроизводство - это одна из основ их существования. Не верите? Давайте разберёмся на примерах. А для этого проведём небольшой тест, обращённый к вам, уважаемый садовод и гражданин:

  1. Вы всегда знаете, в каком месте лежит ваш паспорт, СНИЛС и ОМС?
  2. Вы храните свои документы на садовый земельный участок: свидетельство о регистрации права собственности, межевой план, свидетельство о регистрации права собственности на дом (если он есть), технический паспорт, технический план на дом в одном месте?
  3. Вы держите все свои инструкции к различным устройствам, бытовой технике, в одном месте?
  4. Вы храните документы на автомобиль, исключая права, техпаспорт и полис ОСАГО, в одном месте?
  5. Вы стараетесь все договоры по жилищным и коммунальным услугам складывать в одну папку вместе с квитанциями о произведённых платежах?

Полагаю, что все ваши ответы положительные. Если нет, то вы прекрасно осознаёте, что сами себе время от времени создаёте проблемы с поиском нужного документа необходимого в данный текущий момент времени или истребованный у вас сотрудником какого-либо уполномоченного органа. Нервничаете, перебираете бумаги, нужные и не нужные, материтесь в сердцах и даёте сами себе зарок: сегодня же вечером навести в документах порядок. Очень часто задуманное исполняете. И тогда в течение достаточно большого периода времени проблем с поиском нужного документа у вас не возникает, пока документы не впитывают в себя, располагаясь в разных папках и местах, временные бумаги, срок действий к-х уже истёк, но они всё ещё не удалены. Так возникает необходимость новой чистки. Выполнив её, можно снова лет 5 - 10 жить спокойно, не заботясь о своих документах, всегда при необходимости обнаруживая нужную бумагу за считанные секунды.

Если же проблема с поиском нужного документа существует всегда, то значит у вас, уважаемый, царит разруха в голове и в делах. Но такое положение дел с документами у каждого человека скорее редкое исключение, чем правило.

Итак, мы поговорили о физических лицах, нас с вами и наших документах. А ещё в стране есть юридические лица. Других лиц Гражданский кодекс не видит. СНТ, как уже не существующая организационно-правовая форма, так и пришедшая ей на смену новая форма Товарищество собственников недвижимости, являются согласно ст. 50 "Коммерческие и некоммерческие организации" ГК юридическими лицами. Индивидуальных предпринимателей трогать не будем, т.к. по сути ИП является физическим лицом, зарегистрированным в установленном законом порядке, и осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Как мы можем определить то, что перед нами юридическое лицо? А очень просто по документам. Не по снятому красивому и богато обставленному офису, не по секретарше с ногами от шеи, подающей кофе посетителю, не по строгому охраннику-шкафу, и даже не по вежливому улыбающемуся офис-менеджеру (манагеру, как говорит М. Задорнов), а именно, по документам. До посещения юридического лица можно узнать о нём всё или почти всё через выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, причём бесплатно, пройдя вот по этой ссылке на официальный сайт ФНС РФ: https://egrul.nalog.ru/. Внимательный человек в выписке может найти много интересного для себя, в т.ч., и признаки по которым можно определить: стоит ли доверять такому юридическому лицу или нет.

То же самое применимо и к юридическим лицам в виде СНТ, ТСН, потребкооперативам и всем остальным садоводческим объединениям, к-ми рулят грамотные или безграмотные правители. Для последних "руководят" как-то язык не поворачивается сказать, т.к. назвать сиё упрощённое понимание и практическое осуществление функций юридического лица местечковыми правителями не попадает под определение "руководство". Они уже давно завели своих садоводов в такие дебри, откуда ни один Сусанин их не сможет вывести. Ни один государственный орган в этом бардаке не сможет разобраться. Максимум, что получается делать, так это выбросить горе-руководителя на свалку истории юрлица и начать деятельность ТСН (СНТ) с чистого листа.

Кто в этом виноват? Обвинять одних только правителей в лице председателя и правления было бы нелепо. Потому что сразу же возникает один законный вопрос или два. А кто их избирал? Почему их не переизбрали, если они не оправдали доверие и не потянули работу? А как это определить: потянули или нет? На основании чего можно дать оценку работе правления и председателя?

Ответы на эти вопросы дают документы юридического лица. Организацию работы с документами: их подготовку, регистрацию, приём или отправку, обработку, хранение призвано обеспечивать делопроизводство в общем понимании и ответственные лица, конкретно отвечающие в каждом юридическом лице за документы. Не избежало такой участи и СНТ (ТСН). Несмотря на то, что многие садоводы и их правители полагают, что садоводческое объединение - это нечто очень простое, и не требующее к себе пристального внимания, то они ошибаются. Гражданский кодекс не делает никаких поблажек для СНТ. Это такое же юридическое лицо, как и энергоснабжающая организация, крупная торговая сеть, Газпром, министерство или ведомство, учреждение образования, поликлиника, Сбербанк и т.д. Конечно, у СНТ (ТСН) меньше объём работы, меньше персонала, меньше забот. Но ведь из этого не следует то, что делать правлению ничего не надо, исключая стрижку хрустящих бумажек с покорных садоводов. Но ведь, страшное дело, стрижка бумажек тоже должна быть облечена в скорлупу из документов, узаконивающих все взносы и платежи. А ведь часто нет никаких документов, а поборы с людей есть. Но времена меняются, а с ними меняются законы, наше понимание происходящего на наших глазах беззакония и способов остановить беспредел негодяев.

Сформулируем основные вопросы этой страницы:

По каким признакам можно установить отсутствие нормальной работы с документами в СНТ (ТСН)?
Какими могут быть последствия неудовлетворительной работы с документами в садоводческом объединении?
Что такое делопроизводство в СНТ (ТСН), как правильно его организовать?
Как организовать непосредственную работу с документами в СНТ (ТСН)?
Как и кто может контролировать делопроизводство в СНТ (ТСН)?

Целью страницы наряду с ответами на поставленные вопросы является и предоставление СНТ (ТСН) образцов основных документов, подготовленных с учётом опыта работы и ведения делопроизводства в различных структурах от минимального документооборота в СНТ до объёмного делопроизводства, включающего и секретное, в войсковых частях. Не пугайтесь, ни одного секретного документа на сайте вы не найдёте.

Давайте приступим к разбору темы, господа-товарищи садоводы и приближённые к ним лица!

Организация и ведение делопроизводства в садоводческом объединении,
товариществе собственников недвижимости

1. Признаки неудовлетворительного делопроизводства
и его последствия для СНТ (ТСН) и его членов

Чтобы понять на каком уровне в вашем садоводческом объединении находится делопроизводство, нам для начала надо определить о чём вообще идёт речь, т.к. большинство садоводов только подозревает о таких сложных и непонятных вещах, меньшинство сталкивалось с делопроизводством по роду своей основной профессиональной деятельности. И только единицы знают предмет данной темы изнутри, так как сами были исполнителями и организаторами системы документооборота, можно и так обозвать делопроизводство, в одном из юридических лиц. И уж совсем мало людей владеют навыками организации и работы с документами в военных структурах: МВД, ФСБ МО и им подобных.

Нам не нужно овладевать научными глубинами и изучать приказы по секретному и несекретному делопроизводству в соответствующих ведомствах. Нам бы с вами, господа-товарищи, садоводы, наладить самую что ни на есть простую и понятную каждому, в том числе и человеку без специального образования, работу с документами в своём СНТ (ТСН).

"А зачем?" - возникает вопрос у нетерпеливых. - "Картошку и редиску выращивать мы и без документов "могём". А яблоки собрать и сидр нагнать "не пьянства окаянного ради, а токмо здоровья для" совсем делопроизводство не нужно!" - Верно. Вот только пока вы единолично или, нагнав на фазенду членов семьи, выращиваете овощи на грядках и опрыскиваете от шестиногих вредителей яблони с грушами, другие тихонько стригут с вас, как с баранов, купоны хрустящей бумаги. И вот здесь у всех знающих и не знающих должен возникнуть вопрос: "А насколько законно мои денежки передаются в кассу СНТ?" Если, конечно, в СНТ ещё есть касса, а то ведь бывает и так, что передача идёт сразу от садовода в карман председателя. Итак, определяем предмет разговора:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг", - книга Н. Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству", издание 1857 г., Санкт-Петербург.

Это не первая книга о правилах ведения делопроизводства. Ещё во времена Петра Великого в 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. И с тех времён делопроизводство не претерпело каких-либо кардинальных изменений. Однако, если мы будем сейчас читать современные требования и пытаться к СНТ (ТСН) применить положения о порядке организации и ведения делопроизводства, то мы настолько запутаем документы, что сами не сможем в них разобраться. А в условиях отсутствия профессионалов в этом специфическом деле получим вместо положительного резко отрицательный результат, заняв позицию собаки на сене. Поэтому делопроизводство в СНТ должно быть построено таким образом, чтобы оно отвечало главному:

    Принципы организации системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

  1. Документы должны оформляться в соответствии с принятыми стандартами.
  2. Создание документов, их регистрация, движение, контроль за исполнением должны быть подчинены единым правилам: простым, понятным каждому члену правления, с минимальной структурой всей системы делопроизводства и специально назначенным ответственным за данное направление работы лицом (секретарём правления или наёмным работником).
  3. Поиск исполненных документов, работа с ними, формирование дел с документами должны производится согласно утверждённой номенклатуре дел, книг, журналов в организации.
  4. Хранение документов, сформированных и формируемых дел должно обеспечивать их сохранность в течение установленных сроков хранения, в том числе с постоянным сроком хранения.

Теперь, когда принципы нам уже понятны, а сама система делопроизводства ещё остаётся за кадром, попробуем со стороны рядового садовода поставить диагноз системе делопроизводства в вашем любимом СНТ (ТСН). Оценка будет простая: делопроизводство в СНТ есть или его нет. Средней оценки нет. Почему? Да потому что система делопроизводства требует к себе серьёзного отношения. Половинчатые меры неприемлемы, т.к. теряются конечная цель сохранения информации и финансовая составляющая любого юридического лица: поступающие взносы и платежи, расходы и их учёт. Для этого проведём простой тест и затем сформулируем выводы. И на удивление вопросы не покажутся вам новыми или непонятными. Подспудно каждый садовод задаёт их, пусть даже сам себе, если делопроизводство в СНТ (ТСН) явно не на высоте.

Тестовые вопросы о наличии или отсутствии системы делопроизводства в СНТ (ТСН):

  1. При сдаче в кассу СНТ взносов и платежей получаете ли вы от кассира на руки исполненный в специальной бухгалтерской программе 1С (аналогичной другой программе), заполненный вручную корешок приходного кассового ордера с подробным описанием: номер ордера, дата, от кого приняты деньги, основание сдачи денег, сумма, заверенные печатью и подписью кассира или бухгалтера?
  2. Выполняя просьбу о предоставлении вам для ознакомления протокола, устава, других документов, делает ли секретарь (др. ответственное лицо) отметку на специальном бланке в деле о том, что вам было предоставлено дело для ознакомления. Расписываетесь ли вы за ознакомление, ставите ли дату?
  3. Может ли правление в считанные минуты показать (представить) вам для ознакомления любой документ, а не отвечает на вашу просьбу: "Сегодня некогда, зайдите завтра или через неделю?"
  4. Предоставляя для ознакомления протокол общего собрания, обнаруживаете ли вы, что он не прошит (не находится в деле), не скреплён печатью, приложения к протоколу отсутствуют, список присутствующих на собрании членов СНТ отсутствует или находится в другом месте?
  5. Может ли правление предоставить протоколы общего собрания, заседаний правления за требуемый вами период времени прямо здесь и сейчас?
  6. Может ли правление, бухгалтер показать локальную смету по любой работе, любой статье расходов и подтвердить эти расходы первичными бухгалтерскими документами (договором, актом выполненных работ, расходными кассовыми ордерами, квитанциями, чеками магазина и пр.? Соответствуют ли эти расходы (работы) утверждённой приходно-расходной смете СНТ (смете доходов и расходов ТСН)?
  7. Хранятся ли учредительные документы организации (устав), свидетельство о регистрации прав, о постановке на учёт в ФНС и т.п. в отдельном деле (папке), прошитые и скреплённые печатью объединения или документы находятся в разных местах?
  8. При письменном обращении в правлении с заявлением регистрируется ли секретарём (правлением) ваш документ с присвоением ему исходящего номера и даты поступления? Исполняются ли сроки и предоставление письменного ответа на ваше заявление в течение 30 суток согласно нормам ст. 12 ФЗ-59 от 02.05.2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"?
  9. Здесь нет оговорки или ошибки. В тексте написано правильно. Член СНТ или гражданин, ведущий садоводство в индивидуальном порядке, подаёт заявление в правление, к-е регистрируется как "исходящий документ". Подробнее с пояснением ниже в разделе.

  10. Применяется ли в вашем СНТ (ТСН) для создания документов организационная техника (компьютер, многофункциональное устройство), есть ли разработанный фирменный бланк организации?
  11. Есть ли в вашем СНТ (ТСН) постоянный профессиональный бухгалтер или привлекаемый временно для оказания услуг ведения бухгалтерского учёта? Соответственно, кто и как ведёт бухгалтерский учёт?
  12. Есть ли в вашем объединении наёмные работники? И если есть, то существует ли штатное расписание, заключённые с такими работниками трудовые договоры, договоры о материальной ответственности (при необходимости согласно должности), должностные инструкции, приказы о приёме на работу, увольнению, заявления работников (о приёме, увольнении, отпусках и пр.)

Можно было бы разделить все вопросы на два направления: связанные с денежными делами и не связанные с деньгами. Но позвольте заметить некоторые странные особенности любого садоводческого объединения:

1. Деятельность садоводческого объединения (товарищества собственников недвижимости), как и любого другого юридического лица, всегда основывается исключительно на денежных средствах, потому что без них ни один вопрос не может быть разрешён.
2. Все решения, принимаемые органами управления юридического лица (общее собрание, правление, председатель, ревизионная комиссия), так или иначе связаны с денежными средствами.
3. Все неденежные решения органов управления прямо или косвенно направлены на выполнение задач, связанных с денежными средствами.
4. Деньги, как известно, любят счёт. Сосчитать деньги можно только при условии документального подтверждения целевых доходов и расходов, а также работающей системы делопроизводства в юридическом лице.

Вывод: Делопроизводство призвано обеспечить и подтвердить в СНТ (ТСН) законность поступления и расходования денежных средств.

Итак, вы узнали в вопросах и своих ответах любимое СНТ и задались вопросом: "Ну и что из этого следует? Картошке расти - документы не мешают?" - Почти верный ответ пока из-за отсутствия делопроизводства (как одного из основополагающих элементов функционирования юридического лица) вы вместе с сотоварищами не начинаете расплачиваться за нерадивое исполнение обязанностей правлением из своего кармана. Можно расписать последствия отсутствия в СНТ (ТСН) налаженной системы делопроизводства, включив в описание много пунктов. И все они только ещё раз подтвердят настоятельную необходимость организации нормальной работы в любом садоводческом объединении системы документооборота. Ограничимся двумя ёмкими и точными выводами:

Последствия неудовлетворительной работы с документами в СНТ (ТСН):

Все действия органов управления в СНТ (ТСН) основаны на принятии управленческих решений, к-е фиксируются официальными документами (протоколами, приказами, распоряжениями, служебными записками, бухгалтерскими и др. документами) юридического лица.

1. Если любое управленческое решение не подтверждено официальным документом юрлица, то такое решение ничтожно и не может быть исполнено ни органами управления, ни членами СНТ (ТСН), ни третьими юридическими или физическими лицами, вступившими в гражданско-правовые (договорные) отношения с таким СНТ (ТСН).

2. В отсутствие системы делопроизводства и работы с документами в СНТ (ТСН) все доходы (взносы и платежи, др. поступления денежных средств), а также расходы объединения на текущую деятельность являются незаконными.

Конечно, на первую часть извечного вопроса: "Кто виноват, и что делать?" - ответ дать легко. Виновато правление и его председатель. А подтверждается это вот здесь нормами закона:

Статья 22. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, ФЗ-66 от 15.04.98 г.

3. К компетенции правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения относятся:

12) обеспечение делопроизводства такого объединения и содержание его архива;

Статья 23. Полномочия председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения

1. Правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возглавляет председатель правления, избранный из числа членов правления на срок два года.
Полномочия председателя правления определяются настоящим Федеральным законом и уставом такого объединения.

Законом определены ответственность членов правления и председателя за невыполнение своих обязанностей. Эта ответственность регламентирована нормами ст. 24 "Ответственность председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения и членов его правления", ФЗ-66 от 15.04.98 г.

В связи с тем, что фактически все СНТ сегодня не имеют организационно-правовой формы и действуют с нарушением части 2 ст. 48 "Понятие юридического лица" ГК, то такие юридические лица обязаны руководствоваться до приведения своих учредительных документов (устава) в соответствие нормам Главы 4 ГК положениями, содержащимися в ГК. Т.е., ответственность для председателя и членов правления наступает в случае нарушения ими своих обязанностей согласно требованиям ст. 53.1. "Ответственность лица, уполномоченного выступать от имени юридического лица, членов коллегиальных органов юридического лица и лиц, определяющих действия юридического лица".

С 01.09.2014 г. согласно ФЗ-99 от 05.05.2014 г. все юридические лица должны действовать только в тех организационно-правовых формах, к-е определены Главой 4 ГК РФ - ст. 50 "Коммерческие и некоммерческие организации". Т.к. ОПФ "СНТ" в статье 50 нет, то бывшее СНТ обязано выбрать новую организационно-правовую форму для своего объединения. С этой целью в СНТ должна быть проведена реорганизация либо бывшее СНТ обязано ликвидироваться.

Давайте попытаемся ответить на вторую часть извечного вопроса и выработать меры по исправлению плачевной ситуации с организацией, ведением делопроизводства в СНТ и неизбежными последствиями.

Как правило, отсутствие системы делопроизводства в СНТ (ТСН) имеет две главных причины:

1. Председателем правления (в ТСН избирается председатель ТСН, а не председатель правления) избран нормальный, адекватный, честный человек, к-й никогда по роду своей бывшей или настоящей основной профессии не был связан с организацией системы делопроизводства. Частичное соприкасание с системой ничего не даёт, т.к. не отвечает на вопрос: "А как работает система делопроизводства?" В результате такого положения правление не может организовать делопроизводство так, как этого требуют нормативные правовые акты и ГОСТы в РФ. Попытки что-то делать всё равно ведут к последствиям, о к-х мы сказали выше. Исправить ситуацию легко: найти знающего человека или пригласить такого человека для наведения порядка с документами. Потом поддерживать систему в рабочем состоянии.

2. В председатели правления и в правление пробрались негодяи, думающие о том, как больше урвать денег для своего кармана. При этом, интереса у таких правителей, содержать рабочую систему делопроизводства, нет. Скажем больше, налаженное делопроизводство будет только мешать воровать деньги у людей. Победить негодяев достаточно трудно, но возможно, объединив усилия инициативной группы на смену власти и избранию других людей в правление.

Архиважно:  Никогда не пытайтесь победить негодяев, засевших в правлении, путём отправки жалобливых писем в инстанции. Никто не поможет, т.к. вы ничего не сможете доказать без документов.
Есть всего один вариант, который поможет навести порядок и устранить негодяев во власти. Это путь их переизбрания легитимным общим собранием, в т.ч. через обращение в суд.

В реальности в любом СНТ (ТСН) мы видим обе смешанные и переплетённые друг с другом причины, а на выходе ничтожные управленческие решения и назревание, рано или поздно, "революционной ситуации" в объединении. Цель любой революции в СНТ - не просто сменить органы управления, т.к. это видимая часть айсберга, в переломить ситуацию в корне. А это будет возможно тогда, когда у органов управления, включая высший орган - общее собрание членов, "все ходы будут записаны" и документированы. Но здесь есть один подводный камень. Смена власти не даёт гарантий восстановления системы управления и, как следствие, системы делопроизводства с записью всех ходов. Ещё в конце XVIII столетия Иманнуил Кант сказал в одном из своих трактатов: "Посредством революции можно, пожалуй, добиться устранения личного деспотизма и угнетения со стороны корыстолюбцев или властолюбцев, но никогда нельзя посредством революции осуществить истинную реформу образа мыслей; новые предрассудки, так же как и старые, будут служить помочами для бездумной толпы".

Для налаживания нормальной рабочей системы управления в СНТ, включающей в себя основу системы - делопроизводство, нужны знания о том, как это сделать, или знающий человек. А где их взять? Давайте попробуем выстроить образец системы от начала и до конца, в среднем по размеру СНТ (ТСН) типа СНТСН "Пищевик". Переходим к второй части, как создать и поддерживать систему делопроизводства применительно к СНТ (ТСН).

2. Система делопроизводства в СНТ (ТСН)

В абсолютном большинстве случаев правления или председатели СНТ (ТСН) уделяют системе делопроизводства какое-то, пусть и минимальное, но внимание. В меньшинстве случаев никакой системы работы с документами нет и в помине. Наверно можно пересчитать по пальцам те садоводческие объединения, где делопроизводству уделяется максимум внимания. Надо сказать, что СНТ "Пищевик" относится к подавляющему большинству. Что-то делается, есть попытки регистрировать документы, раскладывать их по делам, но отсутствует налаженная стройная и понятная система, позволяющая свободно работать и находить нужные документы в определённый момент времени. Надо сказать, что до 2008 г. какая-либо система вообще отсутствовала. А то, что писал, сочиняя на ходу, кассир в сторожке правления, с трудом можно назвать документами. Фактически никаких документов до 2008 года в СНТ нет.

Итак, что мы имеем в среднем объединении? В любом СНТ (ТСН) есть набор документов, к-е нужно разложить по полочкам, рассортировать и превратить в понятную систему доступа, пользования, поиска нужной информации. Попутно мы должны решить все вопросы по регистрации, исполнению и определению дальнейшего места для хранения для всех поступающих или создаваемых в организации новых документов. Работа по достижению этих целей начинается с разработки и утверждения номенклатуры дел, книг и журналов СНТ (ТСН).

Номенклатура дел, книг, журналов СНТ (ТСН):

Определимся с термином и с тем, что он означает:

Номенклатура дел, книг, журналов -
это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Так, как в СНТ (ТСН) есть председатель, к-й отвечает за делопроизводство, а часто он в одном лице отвечает и за бухгалтерский учёт, то ему и карты в руки. Т.е. председатель должен тупо назначить секретаря, к-го затем необходимо утвердить решением правления, и поручить ему: разработать номенклатуру дел, книг и журналов (далее - номенклатура). Решение правления принимается на первом после избрания заседании, где происходит раздача портфелей или направлений работы для членов правления.

Секретарём может быть наёмный сотрудник, работающий по трудовому договору. В этом случае необходимо оформить все необходимые документы: принять заявление о приёме на работу, рассмотреть и принять решение на заседании правлении (для ТСН решение правления не нужно, т.к. председатель является единоличным исполнительным органом ТСН), затем председатель правления СНТ подписывает с секретарём трудовой договор, издаёт приказ о приёме на работу, секретарь подписывает должностную инструкцию. Кроме этих документов в СНТ (ТСН) должно быть утверждённое общим собранием членов объединения и введённое в действие приказом штатное расписание.

Как это сделать? Возвращаемся к номенклатуре. А легко. Секретарь правления проводит мозговой штурм, мысленно раскладывая все документы по разделам или темам. Эти разделы будут после составления номенклатуры превращены в дела, к-е в свою очередь сформируются из документов однородной тематики. Попробуем определить эти разделы для среднего СНТ. Почему для среднего? Да потому что в маленьком СНТ документов совсем мало, а в большом разделов и, соответственно, дел будет намного больше. В любом СНТ будет два главных направления (не раздела) для формирования дел. Это документы бухгалтерского учёта и все остальные.

Вся документация бухгалтерского учёта формируется лично бухгалтером. Он же и отвечает за бухгалтерский учёт согласно нормам ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте". Согласно Статье 6 данного закона "Экономический субъект обязан вести бухгалтерский учёт в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом". Спешим охладить вас тем, что в этой же статье для всех без исключений садоводческих объединений, любых организационно-правовых форм и товариществ собственников недвижимости "иное не установлено". Во многих случаях в СНТ (ТСН) обязанность по ведению бухгалтерского учёта возложена на председателя правления согласно им же изданному приказу с правом единоличной подписи всех документов бухгалтерского учёта. Не возбраняется. Даже, если в СНТ есть наёмный сотрудник с бухгалтерским образованием, полную ответственность за учёт несёт председатель.

Теперь разберёмся с конкретными разделами номенклатуры и наименованиями дел, исходя из вышесказанного, и помня об одном перефразированном правиле, к-е довелось услышать от старшего прапорщика пограничных войск, к-й отработал в секретной части одного из пограничных отрядов 30 календарных лет.

Правило делопроизводства: Регистрация, контроль за исполнением, хранение документов и формирование дел осуществляется так, как это удобно для конкретного юридического лица и для лиц ответственных за делопроизводство с опорой на нормативные акты.

    Примерные разделы и наименования дел номенклатуры для ТСН (СНТ):

  1. Учредительные и организационные документы

    • 1-1 Номенклатура дел книг и журналов ТСН "Пищевик"
    • Номенклатура всегда идёт под первым номером. В условиях ТСН (СНТ) удобно утверждать номенклатуру один раз в два года. Т.е. номенклатура разрабатывается и служит в течение срока работы правления и председателя. После истечения сроков полномочий старых исполнительных органов управления в конце года новое правление уточняет номенклатуру, внося свои коррективы в имеющийся документ. Затем номенклатура утверждается председателем ТСН на очередные два года в последних числах декабря на очередной период действия документа. При утверждении новой, старая номенклатура прекращает своё действие и подшивается в дело с индексом 1-1. Все дела и сведения переносятся из старой в новую номенклатуру. Индексы и разделы новой номенклатуры сохраняются прежними и могут только дополняться новыми делами. В деле номенклатура должна храниться постоянно, т.к. в этом документе не только собрана вся информация о заведённых в ТСН делах, но и сведения об уничтожении старых дел.

      Индекс дела, присвоенный один раз, не изменяется с течением времени. При вводе в действие новых номенклатур индексы дел также не меняются. Т.е., если у номенклатуры был индекс 1-1, то он и через 10 лет должен быть 1-1. Индекс означает "1" - раздел номенклатуры, вторая цифра "1" означает порядковый номер дела в первом разделе номенклатуры. При переносе данных в специальной графе номенклатуры ставится отметка о наличие количества дел. В рассматриваемом случае имеется в виду количество томов (папок) с подшитыми старыми номенклатурами.

      Образец номенклатуры дел, книг, журналов ТСН в формате веб-страницы. Утверждает номенклатуру для ТСН председатель, а подписывает внизу разработчик - секретарь.
      Для СНТ есть особенность порядка утверждения номенклатуры. Она должна утверждаться решением правления с составлением соответствующего протокола. В этом случае внизу под документом должны стоять две подписи: председателя правления и секретаря - разработчиков документа либо только секретаря.

    • 1-2 Книга регистрации документов (исходящие)
    • Данная книга является действительно книгой или журналом. Это не папка с документами. Журнал или книгу можно купить в канцелярских товарах за небольшую сумму. Разделы книги интуитивно понятны и не вызовут никаких трудностей при регистрации поступающих документов. Тем более, что в разных изданиях книг исходящих разделы для регистрации документов могут немного отличаться. Но это не существенно и не будет способствовать неразберихе в документации. Следует выделить несколько правил регистрации для исходящих документов:

      Правило 1: Все документы, к-е создаются внутри ТСН (СНТ), включая заявления членов объединения, не членов объединения, но имеющих договорные отношения с ТСН (СНТ), к-е связаны с целью создания ТСН; документы, направляемые в сторонние организации и учреждения, являются исходящими документами. Т.е. это те документы, к-е исходят из организации и передаются в другие организации или созданы внутри ТСН (СНТ) лицами, имеющими к организации непосредственное отношение, для решения каких-либо внутренних вопросов ТСН (СНТ).

      Правило 2: Номенклатура всегда регистрируется в журнале исходящих документов под номером 1. Это касается каждого вновь заводимого в объединении журнала исходящих документов, а самому журналу присваивается индекс 1-2 согласно номенклатуре. Старый журнал направляется в архив организации на хранение.

      Правило 3: Исходящий документ, направленный в виде запроса в администрацию местного органа самоуправления, перекладывается во временную папку с документами, т.е. до момента, когда на отправленный документ будет получен ответ. После получения ответа оба документа (исходящий ТСН (СНТ) и входящий из администрации) подшиваются в дело вместе. Этим достигается цель быстрого поиска обоих документов в соответствующем деле при возникновении такой необходимости.

      Временная папка (дело) - это своего рода контрольный инструмент, позволяющий секретарю контролировать прохождение документов и своевременно докладывать председателю о нарушениях, а также напоминать исполнителям о своевременном исполнении документов. Главное не забывать туда заглядывать и перебирать имеющиеся в ней документы.

    • 1-3 Устав ТСН "Пищевик" (действующий)
    • Рекомендуется действующий устав организации хранить отдельно, в отдельном деле (папке). Так удобнее для повседневной работы с членами организации, заявителями, судами и прочими интересующимися. Желательно перед тем, как вшить устав в папку, сделать его электронную копию, для распечатки желающим в соответствии с правилами, изложенными в Разделе IX. "Делопроизводство ТСН" и за их деньги. Если копия заверенная председателем ТСН заявителя не устраивает, о чём нужно спросить заранее, то отсылайте такого педанта в налоговую службу. Там он имеет право получить копию устава, заверенную ФНС, опять же за его деньги.

    • 1-4 Учредительные (недействующие), регистрационные документы, в т.ч., документы о праве собственности на имущество
    • В данное дело подшиваются все недействующие редакции устава, другие документы: о регистрации в ФНС председателя, о присвоении ОГРН ТСН (СНТ), о присвоении ОКВЭД, старые документы о правах на землю, в т.ч., и недействующие.

      Для документов о регистрации прав собственности на имущество можно завести и другое дело, если это удобнее для вашего ТСН (СНТ).

    • 1-5 Положения, регламенты для внутреннего пользования
    • В данном деле хранятся все документы, к-е являются документами внутреннего пользования, но, одновременно не являющимися приложениями к уставу. К примеру, это могут быть: регламент ведения общего собрания, положение о взносах и платежах, распорядок дня и др.

    • 1-6 Книга регистрации документов (входящие)
    • В этой книге регистрируются все документы, к-е поступают в организацию извне. Т.е. к созданию таких документов ТСН (СНТ) не имеет никакого отношения. Это документы организаций, учреждений, органов власти, органов самоуправления граждан, судов и пр. Следует различать то, что заявление (обращение) гражданина из соседнего СНТ будет регистрироваться, как входящий документ, а заявление своего члена (или гражданина, имеющего договор управления имуществом, для СНТ - индивидуала) будет регистрироваться, как исходящий документ.

  2. Правление

    • 2-1 Протоколы общих собраний членов ТСН (СНТ)
    • Протоколы общих собраний могут храниться двумя способами. Первый способ заключается в том, что каждый протокол вместе с приложениями и списком участвующих в собрании (подписи участников обязательны) прошивается и скрепляется печатью ТСН (СНТ). После этого протокол подшивается в дело или хранится в деле в файл-папке. Данный способ неудобен в плане того, что такой протокол можно изъять и потерять. Второй способ заключается в ведении протоколов в отдельной тетради. Но в этом случае трудно хранить приложения к протоколам. Они всегда будут в разных местах. Кроме того, ручное написание протокола - это вчерашний день. Забудьте то, что было вчера, двигайтесь вперёд.

      Нумерация протоколов начинается с нового года первым номером или с даты отчётно-выборного общего собрания. Т.е. номер протокола отчётно-выборного собрания будет № 1.

      Общее правило для всех протоколов: В ТСН (СНТ) всегда должны быть сняты копии с подлинников протоколов решений всех органов управления, к-е хранятся в отдельной папке рядом с подлинниками или в электронном виде. В любом случае заверение копий происходит по мере необходимости по запросу граждан или организаций согласно закону.

    • 2-2 Протоколы заседаний правления ТСН (СНТ)
    • Протокол заседания правления первый после отчётно-выборного собрания будет под номером 1. В ходе первого заседания решаются организационные вопросы, включая распределение обязанностей между членами правления. В СНТ на первом заседании обязательно принимается решение о приёме на работу председателя правления, т.к. работодателем является СНТ в лице правления. Если предусмотрено штатным расписанием, то правление принимает решение о приёме на работу и других членов правления.

    • 2-3 Протоколы общих собраний собственников недвижимости
    • В связи с особенностями организационно-правовой формы ТСН, правление должно проводить общие собрания собственников недвижимости, с к-ми у объединения заключены договоры по управлению имуществом граждан и имуществом ТСН, находящимся в общем пользовании граждан. К общему собранию членов ТСН эти собрания не имеют отношения. В СНТ законом такие собрания для индивидуалов не предусмотрены.

    • 2-4 Протоколы и акты проверок ревизионной комиссии
    • 2-5 Реестр (список) членов ТСН (СНТ)
    • Реестр ТСН ведётся в рабочем порядке и предназначен исключительно для обеспечения нормальной связи с членами ТСН. Дублирование сведений из списка происходит и в каждом договоре управления имуществом, заключаемом между ТСН и гражданами. Если реестр приходит в ветхое состояние, то его заменяют новым, перенеся всю обновлённую информацию из старого реестра. Утверждение нового реестра не обязательно.

      Для СНТ есть одна особенность. При создании СНТ общее собрание обязано выполнить п. 17 - 19 ст. 21 ФЗ-66 от 15.04.98 г. Пунктом 17 предусмотрено утверждение списка членов СНТ. Однако, связана эта необходимость с порядком распределения участков при первичном межевании всего земельного участка, предоставленного СНТ. При этом участок делится на индивидуальные участки и участок земли общего пользования. Собрание утверждает список членов, проведённое межевание и распределение участков между членами. В дальнейшем утверждение списка членов при его изменении в процессе перехода прав собственности (дарение, продажа, наследство и пр.) на земельные участки не требуется.

    • 2-6 Приказы председателя, в т.ч., по персоналу
    • Рекомендуется приказы председателя и приказы председателя по кадрам отделять и хранить отдельно. Полагаем, что для условий ТСН (СНТ) это делать нецелесообразно в связи с небольшим количеством издаваемых приказов. В большинстве объединений всего 2 - 4 штатных единицы. За период выполнения обязанностей выбранными исполнительными органами управления председатель реально может издать 1 приказ председателя о вступлении в должность и до 20 приказов по кадрам. И то, если в ТСН (СНТ) издаются приказы по отпускам. Как правило, таких приказов нет, несмотря на то, что они должны быть согласно Трудовому кодексу.

    • 2-7 Журнал регистрации приказов председателя
    • Данный журнал заводится с целью регистрации всех издаваемых приказов. Регистрация включает в себя дату, порядковый номер и количество копий, место их нахождения (индекс дела). При этом приказы не регистрируются в книге исходящих документов объединения.

    • 2-8 Переписка с организациями, ведомствами, учреждениями
    • В данном деле хранятся все входящие и исходящие документы по переписке с внешним миром.

    • 2-9 Переписка с членами ТСН, гражданами
    • В данном деле хранятся все документы, включающие в себя заявления и обращения членов ТСН (СНТ), граждан, ответы на их письма, а также письма, направляемые от ТСН (СНТ) к членам и гражданам.

    • 2-10 Акты об уничтожении документов
    • Это дело постоянного хранения. Акты составляются по правилам определённым в уставе ТСН.

  3. Кадры

    • 3-1 Штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры, заявления работников
    • В этом деле хранятся документы так или иначе связанные с трудовым законодательством. Самым важным является штатное расписание, т.к. его отсутствие не даёт ни единого шанса выплачивать зарплату кому бы то ни было в ТСН (СНТ). Штатное расписание утверждается общим собранием (вернее утверждаются штатные единицы и оклады) и вводится в действие приказом председателя ТСН (СНТ). Для небольшого штата ТСН (СНТ) штатное расписание можно не составлять. В этом случае элементы, к-е закладываются в штатное расписание для каждого работника, указываются в трудовом договоре.

  4. Ресурсоснабжающие организации

    • 4-1 Договор энергоснабжения ТСН с "Янтарьэнергосбытом"
    • 4-2 Документы о технологическом присоединении ТСН к сетям "Янтарьэнерго", проектная документация на ОЭСХ
    • 4-3 Переписка с ресурсоснабжающими организациями
    • Дела с индексом 4-1 и 4-2 могут включать в себя и другие документы с другими ресурсоснабжающими организациями, например, с "Водоканалом", организацией снабжающей газом и др. Если не включают, тогда заводятся новые дела в этом разделе или название уже представленных дел дополняется по фактическому содержанию.

      Последнее дело содержит всю переписку с ресурсоснабжающими организациями, входящие и исходящие документы. Уточнение к договорам, изменение условий, новые документы о технологическом присоединении включаются в первые два дела.

  5. Бухгалтерия
  6. Дела, к-е имеются в образце номенклатуры, созданы в СНТ "Пищевик" по требованию бухгалтера-любителя. Насколько это правильно судить может профессиональный бухгалтер. В любом случае дела и книги, к-е заводятся в ТСН (СНТ) по бухгалтерскому учёту находятся в ведении бухгалтера и под его ответственностью. Секретарь правления ведение дел бухгалтерского учёта не осуществляет.

Правило 4: В номенклатуре в каждом разделе целесообразно оставлять по две пустые строки. Они дают возможность правлению всегда дополнить раздел новым делом (книгой) со своим индексом и наименованием при необходимости.

Для образования нового дела не нужны дополнительное решение или приказ о введении в действие. А необходимость у ТСН (СНТ) может возникнуть, например, при появлении документов (переписки) с новой ресурсоснабжающей организацией, решении разделить переписку с организациями, ведомствами на два дела: одно - переписка с органами самоуправления, а другое переписка со всеми остальными организациями. Т.е. вы выделяете из общей папки переписку с конкретным адресатом. Изменение в номенклатуру вносится вручную, а потом при переносе дел в новую номенклатуру перепечатывается в установленном порядке.

При вводе в действие новой номенклатуры, старая просто перепечатывается вместе с новыми пометками, внесёнными вручную. Старая номенклатура закрывается итоговой записью так, как вы можете увидеть в образце. Цель записи состоит в том, чтобы отделить дела, подлежащие хранению в архиве от рабочих дел.

Подведём итог. Несмотря на то, что государственные стандарты ведения делопроизводства намного сложнее и заставляют больше структурировать систему делопроизводства, позволим себе всё же придерживаться принципа: делаем так, как удобно. Тем более, что стандарты не имеют форму закона. И если мы исходим из этого принципа, то итоговые советы по разработке и созданию номенклатуры в среднем ТСН (СНТ) можно выразить так:

 Совет 1:  Стремление к увеличению количества дел согласно их тематике со временем неизбежно приведёт к путанице и увеличению времени для поиска, а также возможной утере документов. Нужно всегда помнить, что в системе делопроизводства легко разберётся только её создатель. А он, в свою очередь, надолго в правлении, как член правления (или как наёмный работник) не задержится в силу отсутствия достойного материального стимулирования и сменяемости состава правлений из-за специфики организации и периодического выбора органов управления.

 Совет 2:  Несмотря на правила о ведении учёта протоколов (собраний, правления, ревизионной комиссии, других коллегиальных органов управления) в отдельных журналах и регистрации этих документов аналогично правилам ведения журнала исходящих документов, целесообразно ограничиться созданием дела (папки) согласно индексу и наименованию в номенклатуре. Регистрацию документов вести согласно порядковым номерам протоколов, а описание протокола (о чём приняты решения) оставить за листом с описанием документов, вложенных в дело. Это описание называется "Опись дела".

 Совет 3:  В любом СНТ (ТСН) согласно нормам Статья 65.2. "Права и обязанности участников корпорации" нет документов, к к-м закрыт доступ членов ТСН (СНТ). Ограничить доступ к отдельным документам можно только нормами устава. Не стоит вводить в устав такие ограничения. Целесообразность их сомнительна и не способствует прозрачности действий органов управления.

3. Текущий документооборот в ТСН (СНТ)

Работа с входящими документами:

Образец журнала входящих документов

  1. Любой входящий документ, к-й попадает в руки к секретарю (др. лицу, ответственному в ТСН или СНТ за делопроизводство), должен быть немедленно зарегистрирован в установленном порядке. Ему должен быть присвоен порядковый номер, дата регистрации и др. реквизиты согласно графам, имеющимся в журнале входящих документов. Мнение председателя объединения по данному поводу: "Это надо регистрировать, а вот это не надо", - не имеет значения, а давление на секретаря - преступно. Единственное оправдание секретаря, вынесшего отказ от регистрации документа, заключается в том, что документ не соответствует обычаям делопроизводства, например: нет подписи заявителя (анонимное обращение), нет исходящего номера организации и даты создания документа и др. недостатки, не позволяющие его зарегистрировать по правилам входящих документов.
  2. После регистрации документ докладывается председателю ТСН (в СНТ председателю правления), в том числе и документы, поступающие в адрес председателя ревизионной комиссии, других органов управления. Председатель обязан знать о каждом поступающем или исходящем от организации документе и управлять процессом делопроизводства.
  3. Председатель правления рассматривает все документы и пишет краткую резолюцию по исполнению, определяет исполнителя, при необходимости срок исполнения.
  4. После получения резолюции секретарь передаёт документ исполнителю, а в журнале входящих делает отметку о контроле исполнения. При необходимости исполнитель расписывается в получении входящего документа в специальной графе журнала входящих.
  5. Проект подготовленного ответа (исходящего документа) исполнитель докладывает председателю вместе с входящим документом, а после подписания ответа делает на входящем документе запись об исполнении, реквизитах созданного им документа (ответа) и определяет номер дела для хранения второго экземпляра ответа. Документы передаются секретарю для отправки в адрес.
  6. После отправки документа (ответа на входящий) секретарь определяет входящий и исходящий документы (второй экземпляр) в дело. В журнале входящих делается отметка о снятии с контроля и направлении входящего документа в соответствующее дело. По нормам окончательное определение (закрытие работы) документов в дело делает председатель путём написания краткой резолюции: "В дело № ..." подпись и дата, расшифровка подписи.

Работа с исходящими документами:

Образец журнала исходящих документов

  1. При работе с исходящими документами не следует руководствоваться теми требованиями, к-е написаны везде в сети. Речь идёт о том, что секретарь не должен регистрировать документ до подписи его председателем (директором). И часто председатель требует соблюдения данного требования в объединении. Но в ТСН (СНТ) есть свои особенности, к-е в целях соблюдения закона секретарь должен выполнять, не взирая на чьё-то мнение. Речь идёт о документах, создаваемых внутри организации органами управления. Протокол общего собрания - это тоже исходящий документ органа управления. Заявление члена ТСН (СНТ) - это исходящий документ участника юридического лица. Не надо путать членов ТСН, граждан (физлиц), имеющих с ТСН (СНТ) постоянные долгосрочные договорные отношения с работниками ТСН (СНТ). Первые имеют право создания и регистрации соответствующих их статусу исходящих документов согласно уставу организации и закону, а вторые создают исходящие документы только за подписью руководителя. Исключаем только заявления работников на отпуск, увольнение и т.п., т.е. заявления по кадрам.
  2. После регистрации исходящего документа секретарь направляет документ в адрес, а второй экземпляр определяет во временную папку. В ней исходящий документ находится до получения ответа из ведомства, учреждения или до принятия решения по нему общим собранием или правлением (например, заявление о вступлении в члены). Аналогично можно поступать и с входящими документами, если исполнителю передана копия документа, а не подлинник. При этом снятая копия с документа не регистрируется. Нет такой необходимости для садоводческого объединения. Нечего прятать и засекречивать. Да и от кого? Коммерческих тайн в СНТ (ТСН) нет.
  3. После принятия решения (по заявлению) или получения ответа председатель ТСН (председатель правления СНТ) определяет документы в дело или назначает нового исполнителя согласно порядку работы с входящими документами, путём наложения краткой резолюции.

Создание исходящего документа, реквизиты документа:

  1. Любой исходящий документ должен создаваться с использованием фирменного бланка, желательно на компьютере. Ручное исполнение документов - это вчерашний век. Исключением являются заявления участников юридического лица или граждан, имеющих с ТСН (СНТ) договорные отношения. Такой фирменный бланк можно легко создать в приложении MS "Word". Образец фирменного бланка СНТСН "Пищевик" можно увидеть по ссылке (формат *docx).
    В обычаях делопроизводства фирменные бланки должны иметь свой порядковый номер. Достигается это заказом бланков в типографии и, как правило, порядковые номера печатаются специальным шрифтом и способом для защиты от подделок. Полагаю, что ТСН (СНТ) до такого уровня не стоит подниматься. Это просто не нужно в силу специфики организации. Поэтому бланки раздаются тем, кому это нужно в органах управления в электронном виде и без всяких номеров.
  2. Количество экземпляров создаваемого документа зависит от адреса, по к-му направляется документ. В любом случае экземпляр № 1 идёт адресату, а второй направляется в дело организации. Если адресов больше одного, то количество экземпляров делается согласно адресам + 1 экземпляр, к-й подшивается в дело организации. Перечисление всех адресатов указывается в правом углу бланка под шапкой с наименованием организации и её реквизитов: почтовый адрес, индекс и др. при необходимости.
  3. В левой части, сразу под шапкой располагается поле для присвоения документу исходящего номера и даты. Номер определяется по очередному порядковому номеру в журнале исходящих документов с добавлением к нему индекса дела, куда будет подшит последний экземпляр документа. Если документ доставляется адресату прямо до канцелярии, то на (втором) последнем экземпляре адресат должен расписаться или его канцелярия должна поставить свой входящий номер и дату получения. Этим действием ТСН (СНТ) получает возможность контроля за ответом на своё письмо.
  4. Перед текстом документа с левой стороны пишется короткое название темы документа, к-е должно отвечать на вопрос: "О чём этот документ?" Размер строки должен быть в рамках 28 - 32 знаков, включая пробелы, текст без переносов, шрифт наклонный, жирный. Это отделяет название от самого содержания.
  5. Текст документа пишется с абзацами: обычно 1 см. Шрифт используется с засечками, типа Times Roman Cyr. Данные типы шрифтов лучше воспринимаются при чтении. А это важно. Особенно, если ТСН (СНТ) что-то просит или хочет решить вопрос в свою пользу. Наиболее приемлемый размер шрифта 13 или 12.
  6. Под документом ставит подпись председатель ТСН (в СНТ - председатель правления). Не следует писать полную должность руководителя. Достаточно написать "Председатель ............. И. Иванов". Если нужно уважить адресата, то здесь можно применить в подписи слова "С уважением, Председатель .......... И. Иванов". В случае уважительного обращения в начале письма к адресату: "Уважаемый Александр Сергеевич!" не следует в подписи письма ещё раз писать "С уважением,". Заискивание никому не добавляет авторитета даже СНТ.
  7. В конце бланка документа, но обязательно на первом листе, на поле колонтитула вставляется телефон исполнителя и при необходимости фамилия и его инициалы. Если вставляется номер телефона председателя, то его фамилия и инициалы уже не пишутся.
  8. С обратной стороны последнего листа документа делается запись учёта рассылки изготовленных экземпляров, адресации, указание на дело, где будет подшит последний экземпляр документа, дата и подпись исполнителя. Запись производит исполнитель и расписывается напротив своей фамилии. Примеры смотрите ниже:

    Отп. 2 экз.
    Экз. № 1 – в адрес, приложение только в адрес
    Экз. № 2 – в дело № _______
    Исп. и отп. В. Петров
    27.12.2015 г.

    Отп. в единственном экземпляре - в дело № _______
    Исп. и отп. В. Петров
    01.12.2015 г.

    Учёт рассылки: Экз. № 1 – бухгалтеру-кассиру ТСН

    Обратите внимание на то, что если использована запись "... только в адрес", то приложение исполняется в одном экземпляре и направляется вместе с первым экземпляром документа адресату. В дело подшивается второй экземпляр документа без приложения.

    При создании приказов следует помнить, что приказ всегда исполняется в единственном экземпляре. В правом верхнем углу первого листа приказа после распечатки документа исполнитель пишет слово "единств." В дальнейшем с подписанного экземпляра приказа снимаются копии. А исполнитель делает запись на первом экземпляре с обратной стороны об учёте рассылки копий документа, т.к. на образце выше.

  9. Протоколы собраний и иные протоколы можно не регистрировать в журнале исходящих. Не нужно делать и учёт рассылки. Однако после оформления подлинника протокола со всеми приложениями. Документ прошивается, скрепляется подписью председателя и хранится в папке до его подшивки в дело постоянного хранения.

Порядок ведения номенклатурного дела:

  1. Все документы, определяемые исполнителями и руководителем СНТ (ТСН) в дела, поступают в соответствующее дело и с помощью дырокола аккуратно подшиваются. При этом, внизу находятся старые документы, сверху самые последние. Формирование дела происходит по нормам: до 250 - 300 листов. Для ТСН (СНТ) это будет происходить достаточно долго. Поэтому можно сократить количество листов в деле до 100, 150, как удобно, или до момента избрания нового состава исполнительных органов организации. В этом случае готовые и сформированные дела за 2 года передаются новому правлению, ревизионной комиссии полностью подшитыми и оформленными для условий хранения.
  2. После окончания формирования дела, документы из него перекладываются так, чтобы вверху был самый старый документ, а самый новый документ располагался последним.
  3. Для подготовки дела к хранению секретарь составляет опись дела на листах формата А-4 по форме: № п/п, дата и регистрационный номер документа, краткое содержание документа, номера листов дела. Запись по документу должна выглядеть вот так:

  4. Опись дела № ________
    № п/п Рег. номер
    Дата
    Краткое содержание, наименование
    Листы дела
    1.
    исх. 3/2-8 12.01.16 г. Об организации сбора мусора в СНТ
    1-3
    2.
    вх. 10/2-8 10.02.16 г. Ответ мэрии о порядке сбора мусора в СНТ
    4-6

  5. В дело целесообразно вшивать лист ознакомления с документами дела в виде таблички. Этот лист должен быть самым первым или последним в деле. Суть такого листа заключается в том, чтобы каждый член ТСН, гражданин, др. лица могли зафиксировать своей подписью и датой то, что они дело видели. Потом в судах и прочих инстанциях у таких людей не будет права заявлять о том, что им никто не давал документы для ознакомления. Запись должна быть такого характера: "Ознакомлен, дата / подпись / расшифровка подписи". Снятие копий с документов дела производится согласно нормам устава по письменному запросу и за счёт заявителя секретарём. Выписки каждый заявитель может делать сам бесплатно. Дело из правления, как и др. документы не выносятся, исключая лиц, ответственных за их формирование и хранение. Таким лицом является только секретарь.
  6. Каждое полностью сформированное дело хранится отдельно от текущих дел. По номенклатуре они отличаются нумерацией томов. По идее сформированное дело будет обозначено как "Том 1", а формируемое "Том 2".

Образцы документов в ТСН (СНТ)

Не будем долго рассусоливать, а сразу приступим к самим образцам документов. Позволим себе лишь короткие замечания по некоторым особенностям создаваемых документов, тем более, что многие из них уже были представлены на других страницах сайта. На этой странице список повторим и расширим.

 Образцы документов выложены для того, чтобы ими пользоваться, а не задавать вопросы по поводу авторских прав. Аналогичное правило применимо и к образцам устава ТСН (устава СНТ) на сайте.

Протоколы:

Протокол общего собрания гражданско-правового сообщества (в данном случае потребителей электроэнергии, полная форма протокола).

Протокол правления СНТ (краткая форма рекомендована, как устраняющая необходимость записи ненужной перепалки 5 человек. Важно только то, что обсуждали (повестка) и принятое решение).

Статья о всех особенностях протоколов и образцах "Протокол общего собрания СНТ" с учётом норм Главы 9.1 "Решения собраний" ГК РФ. Обратите внимание на образец протокола. Это классический документ, в к-м использованы все правила для составления протоколов и применены все нормы ГК, Главы 9.1 "Решения собраний".

Приказы:

Приказ председателя о вступлении в должность председателя правления.

Следует обратить внимание на п. 2 приказа. Если председатель его исключает или дописывает в него бухгалтера, то ответственность за ведение бухгалтерского учёта будет возлагаться без п. 2 всё равно на председателя, а во втором случае на председателя и на бухгалтера. При этом на платёжных поручениях, др. финансовых документах должны будут стоять две подписи: председателя и бухгалтера.

Приказ председателя правления о введении в действие новой печати СНТ.

Все формы документов по трудовой деятельности утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты". Согласно нормам постановления разработаны нижеследующие документы.

Приказ о приёме на работу председателя правления.

Трудовой договор с председателем правления.

Должностная инструкция председателя правления.

Трудовой договор с заместителем председателя правления.

Должностная инструкция заместителя председателя правления.

Обратите внимание на код ОКПО в правом верхнем углу бланка. Этот код каждой организации присваивается управлением статистики в вашем регионе. Код персональный, другого подобного в РФ нет.

Трудовой договор не претендует на истину в последней инстанции. Вы можете разработать для своих условий более приемлемый договор. Но его основа должна остаться той, к-я есть в образце.

Приказ об увольнении председателя правления.

До тех пор, пока старый председатель не уволен, новый не может быть назначен на занятую штатную единицу. Следовательно, последовательность документального оформления председателя должна быть следующей:
- общее собрание выбирает правление и председателя,
- правление на своём первом заседании принимает своим решением председателя на работу,
- новый председатель издаёт приказ о вступлении в должность,
- новый председатель увольняет приказом по кадрам старого председателя и этим же числом издаёт приказ о приёме себя на должность председателя.

Для ТСН из цепочки удаляется решение правления о приёме на работу председателя, т.к. в ТСН председатель является единоличным исполнительным органом. Издание приказов является его прерогативой, решение правления о приёме на работу наёмного персонала не лежит в плоскости обязанностей правления ТСН.

Приказ о приёме на работу бухгалтера-кассира (неполный рабочий день).

Есть большая разница между формулировками: неполный рабочий день, что означает не 40 часов в неделю, а 20 или дополнительная работа (по совместительству) на 0,5 ставки. Эти формулировки должны быть отражены в приказе и в трудовом договоре.

Приказ об увольнении бухгалтера-кассира (по заявлению).

Трудовой договор с бухгалтером-кассиром.

Договор о материальной ответственности с бухгалтером-кассиром.

Данный вид договора обязателен для бухгалтера и кассира, если последний существует в штате СНТ.

Трудовой договор с электриком СНТ.

Должностная инструкция электрика СНТ.

Оформление электрика требует к себе особого внимание и трепета. Дело в том, что работа электрика всегда связана с риском для жизни. Желаете устроить себе неприятности - ничего не делайте и не оформляйте. Если с электриком что-либо случится, то СНТ в лице председателя получит сполна со всей пролетарской ненавистью к бездельникам и разгильдяям. Естественно, что получение неприятностей обязательно включает в себя пунктики о материальной ответственности в виде административных штрафов.

Штатное расписание СНТ.

Особенность штатного расписания СНТ (ТСН) заключаются в том, что оно не является обязательным документом. Особенно это касается маленьких объединений. Если штатное расписание не составляется, то все графы расписания, касающиеся наименования должности, оклада, надбавок и пр. условий обязательно должны быть прописаны в трудовых договорах наёмных сотрудников СНТ (ТСН). И всё же, поменяв или добавив несколько реквизитов, вы уже можете использовать представленный образец документа в любом СНТ.

Следует также помнить, что утверждает штатные единицы и оклады работникам общее собрание. А на основании решения собрания председатель вводит составленное по правилам штатное расписание в действие своим приказом. Основание для такого приказа: "решение общего собрания ...., протокол № .... от 00.00.0000 г." Эта запись обязательно фигурирует в приказе. Само штатное расписание является приложением к приказу.

Согласно нормам ТК СНТ (ТСН) не имеет права платить зарплату меньше МРОТ, установленной в регионе. С целью уменьшить зарплату в связи с небольшим кругом обязанностей и временными затратами работника, в штатном расписании предусмотрена возможность ввода неполной штатной единицы - 0,5 штатной единицы. Соответственно, зарплата будет начисляться, как 0,5 от уровня МРОТ. Данное обстоятельство отражается в трудовом договоре.

Что осталось неосвещённым по теме делопроизводство? Пожалуй, всё рассмотрели. Нет только правил написания текста документа. Нет, не правил русского языка и пунктуации, порядка использования частей речи и составления предложений. Нет хитростей, используемых для подготовки и изложения текста. Такого текста, к-й вы встречаете в книгах классиков русской литературы. Нужно ли это СНТ (ТСН)? Полагаю, что да, нужно. Практика показывает, что в переписке с органами власти, силовиками, гос. учреждениями и пр. конторами умение правильно и искусно написать письмо это 90% успеха в пользу садоводческого объединения. Об этом дополнительная бонусная статья на сайте: "Подготовка исходящего письма, обращения в СНТ (ТСН)".





Старый форум
Проследите за дискуссиями по актуальным проблемам СНТ.




Рассылка
Подпишитесь на сайт http://cnt-pischevik.ru !
Рассылка только при выходе новых статей.
E-mail:





Проект СНТ "Пищевик" некоммерческий.
Если Вы считаете, что информация на сайте достойна вознаграждения, сэкономила Ваши деньги, время и нервы, то можете перевести средства по ссылке:

Спасибо автору проекта.
Контакт       Отправить эту статью другу

Контакты   Письмо другу

© http://cnt-pischevik.ru
Все проблемы СНТ: от покупки садового участка до строительства жилого дома, от вступления в члены СНТ до выборов председателя, управление, денежные средства, инфраструктура СНТ.

  Поисковый анализ сайта

г. Калининград, 2009-2017, автор статей, общая редакция и вёрстка: Лебедев В.Г.
Соглашение с пользователем сайта

Яндекс.Метрика