Делопроизводство СНТ "Пищевик" согласно ФЗ-217 от 29.07.17 г.

Для просмотра фотографий, размещённых на сайте, в увеличенном размере необходимо щёлкнуть кнопкой мышки на их уменьшенных копиях.

VIII. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В САДОВОДЧЕСКОМ НЕКОММЕРЧЕСКОМ ТОВАРИЩЕСТВЕ

8.1 Ответственным лицом за организацию и ведение делопроизводства в Товариществе является его председатель.

8.1.1 При переизбрании органов управления и контроля Товарищества, в т.ч. при переизбрании состава указанных органов на очередной срок, номенклатура дел, дела с документами (текущие и архивные), книги и журналы Товарищества передаются по акту приёма - передачи документов в связи с переизбранием.

Акт приёма - передачи готовит прежний секретарь правления и бухгалтер (при наличии). Представляет акт и документы новому составу правления прежние председатель и секретарь правления. После осуществления процедуры приёма - передачи документов акт пописывают старый и новый председатели товарищества, старый и новый секретарь правления и члены вновь избранной ревизионной комиссии.

8.1.2 В случае отстранения председателя Товарищества (членов правления) от исполнения обязанностей досрочно по основаниям, указанным в Уставе и законе, акт приёма - передачи документов может быть составлен новыми председателем и секретарём правления с участием членов правления и членов ревизионной комиссии по их фактическому наличию. При этом в случае непредоставления всех или части документов новый председатель Товарищества в течение 30 дней с момента избрания общим собранием членов Товарищества назначает и непосредственно руководит расследованием. Выводы и предложения по результатам расследования представляются на рассмотрение общего собрания членов Товарищества не позднее 6 месяцев с даты проведения собрания по переизбранию председателя Товарищества (правления Товарищества).

8.2 Обязанность по непосредственному ведению делопроизводства в Товариществе возлагается на секретаря правления, являющегося членом правления.

Выписки из документов товарищества и копии документов Товарищества должны быть заверены печатью Товарищества и подписью председателя Товарищества.

8.3 Делопроизводство в Товариществе осуществляется согласно требованиям к организации и ведению делопроизводства в некоммерческой организации. Основу делопроизводства составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

Данный пункт устава представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения документов СНТ, соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований товарищества.

Правила данного раздела при их выполнении напрочь устраняют причины, из-за которых теряются документы в организации. Если в СНТ есть систематизированный перечень всех документов; секретарь правления чётко регистрирует поступающие документы, докладывает их председателю СНТ, исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". А слоган "документы потерялись" свидетельствуют только о недобросовестном исполнении своих обязанностей органами управления организации и желании оных скрыть от людей неблаговидные дела.

8.3.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и председателем Товарищества, утверждается решением правления Товарищества согласно п. 4.6.7.11 Устава.

Альбомное расположение листов номенклатуры связано только с удобством внесения в документ необходимых сведений и, соответственно, удобства в использовании.

8.3.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 3 года.

Срок внесения изменений в номенклатуру соответствует срокам полномочий председателя СНТ, правления, ревизионной комиссии СНТ, установленных уставом.

8.3.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

До передачи документов секретарю правления:

8.3.3.1 Протоколы общих собраний членов Товарищества должны быть оформлены и подписаны председателем и секретарём общего собрания членов Товарищества, в необходимых случаях результаты голосования участников собрания могут быть подписаны лицами, производящими подсчёт голосов. Протокол заверяется печатью Товарищества.

8.3.3.2 Протоколы общих собраний членов Товарищества, проводимых в форме заочного голосования, подписывает председатель и секретарь правления Товарищества. Протокол заверяется печатью Товарищества.

8.3.3.3 Протоколы заседаний правления подписывает председатель Товарищества. Протокол заверяется печатью Товарищества.

8.3.3.4 Документы, составленные ревизионной комиссией, подписываются членами ревизионной комиссии Товарищества.

Правило регистрации документов:
1. Входящие документы - это все документы, к-е поступают в организацию извне, изданные сторонними организациями, ведомствами, учреждениями, физическими лицами, не являющимися членами СНТ и (или) не имеющими с товариществом отношений по договору управления имуществом.
2. Исходящие документы - это все документы, к-е издаются внутри СНТ, в т.ч. членами СНТ, гражданами, имеющими с товариществом договорные отношения согласно условиям договора управления имуществом, членами правления, председателем, ревизионной комиссией.
Буквально следует понимать так: ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ тот, к-й издан в организации для внутреннего пользования или направления в адрес вне организации, включая адреса членов товарищества и собственников недвижимости, имеющих договоры управления имуществом с СНТ.

8.3.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

Основным документом о требованиях к бухгалтерскому учёту является ФЗ-402 от 06.12.2011 г. "О бухгалтерском учёте".

8.3.5 Делопроизводство товарищества по решению общего собрания членов может вестись на бумажных носителях информации и в электронном виде (или только в электронном виде). В случае электронного ведения делопроизводства секретарь правления обязательно осуществляет копирование всех документов на съёмный носитель информации не менее 1 раза в месяц. За хранение съёмного носителя информации отвечает председатель товарищества.

8.4 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.4.1 Документы временного срока хранения Товарищества могут быть уничтожены по истечении 49 лет с момента их создания (сдачи в архив) или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

Срок 49 лет установлен согласно норме ст. 21, ч. 6 ФЗ-217 от 29.07.2017 г. Указанные документы не уничтожаются в связи с их актуальностью по прошествии 49 лет.

8.4.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

Мнение бухгалтера, ведущего учёт всех материальных средств и осуществляющего все денежные операции, а, следовательно, имеющего основания предполагать о последствиях уничтожения того или иного документа, никогда не будет лишним при работе комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

8.4.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

8.4.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.5 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в п. 3.2.7 и 3.2.8 в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом. Право получения документов не ставится в зависимость от уплаченных членских взносов или платежей не членов Товарищества.

Пункт соответствует нормам статьи 65.2. "Права и обязанности участников корпорации" ГК.
В целях устранения из жизни членов СНТ и граждан вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми чётко определены права члена получить документ и обязанности правления по выдаче документа члену по его письменному запросу.

8.5.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, документы бухгалтерского учета, заверенные выписки из данных документов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества с обязательным указанием цели получения документа. По требованию заявителя копии документов выдаются на руки и заверяются подписью председателя и печатью Товарищества.

8.5.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде (при наличии такой возможности) бесплатно.

8.5.3 Расходы по изготовлению копий документов возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

Так как расходы по изготовлению копий документов связаны с непосредственной уставной деятельностью товарищества и целями его создания, то такие расходы квалифицируются, как целевые и не подлежат налогообложению.

8.5.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

Следует учитывать то, что при предоставлении документов (дела) на ознакомление члену СНТ (др. лицу) секретарь правления должен в обязательном порядке получить подпись лица в карточке об ознакомлении с материалами дела. Подпись свидетельствует о предоставлении дела на ознакомление и служит доказательством выполнения обязанностей правления перед членом СНТ.

8.6 Порядок предоставления документов для ознакомления, выдачи копий документов для граждан, имеющих с Товариществом договоры управления имуществом граждан и (или) имуществом, находящимся в их общем пользовании, аналогичен п. 8.5 Устава, если в этих документах содержатся указания (сведения), связанные с принятыми решениями общего собрания, в которых принимали участие лица, имеющие садовые земельные участки в границах садоводства без участия в Товариществе, или документы связанные с условиями договора управления указанных лиц с Товариществом.

8.7 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органам самоуправления городского округа "Город Калининград", областным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.