Деловое письмо в СНТ, ТСН

Для просмотра фотографий, размещённых на сайте, в увеличенном размере необходимо щёлкнуть кнопкой мышки на их уменьшенных копиях.

Подготовка исходящего письма, обращения в СНТ (ТСН)

Каждый из нас в определённый момент времени открывал для себя что-то новое в своей жизни. Часть таких открытий лежит в области правоотношений между вами, уважаемый садовод, и садоводческим (СНТ), товариществом собственников недвижимости (ТСН), ТСЖ, кооперативом и др. учреждениями, организациями, в т. ч. органами власти или органами самоуправления граждан. Такие открытия в корне меняли ваше отношение к проблеме и способам её разрешения в отношении вас, а в нашем случае в отношении вашей недвижимости: садового земельного участка, жилого дома (жилого или нежилого строения) и ваших интересов (хозяйственные постройки на садовых участках не будем принимать во внимание, хотя они попадают под те же открытия, к-е касаются жилого дома).

После осознания факта того, что вас долго, частью весьма примитивно, нагло и беззастенчиво водили за нос на протяжении, как минимум, 10 лет (а по большему счёту с момента вступления в силу 66-фз от 15.04.98 г.) вы начинаете лихорадочно искать ответы на извечный вопрос: "Кто виноват, и что делать?" Предположим, что ответ на первую часть вопроса найден. Его проще всего вывести путём нехитрых умозаключений, а вот вторая часть требует изучения проблемы методом глубокого бурения. С нахрапа, конной лихой атакой победу не одержать. Требуется вдумчивая планомерная, занимающая часто не один месяц работа по изучению нормативных правовых актов, их осмысление и только потом постепенное формулирование концепции и продавливание решения в свою пользу различными законными способами. Главным инструментом или способом решения любой проблемы является только один - подготовка и направление письменного обращения в различные "виноватые" инстанции, в том числе в адрес правления садоводческого товарищества. Других эффективных средств добиться решения вопроса и защитить свои права ещё никто не придумал.

Данная страничка расскажет, как правильно составить деловое письмо, обращение и на что обращать внимание. Дополнительно ответим на следующие вопросы:

Какой ответ из инстанции последует после неправильно подготовленного и направленного вами в адрес документа ?
Чем отличаются и в чём схожи все деловые письма, обращения, созданные в свободной форме, не относящиеся к формализованным документам (приказам, протоколам, договорам и пр.) ?
Какие существуют принципы подготовки любого делового письма, обращения, исходящего документа ?

Целью темы является оказание помощи садоводам, органам управления СНТ в разработке структуры и текста деловых писем, обращений, исходящих документов. Поехали...

Содержание этой статьи с точки зрения любого садовода занимает вспомогательное положение во всей системе складывающихся и сложившихся правоотношений в СНТ (ТСН). Она не объясняет, что такое СНТ или ТСН, и с чем их можно есть. Можно даже сказать, что статья не связана непосредственно с ресурсом, но с помощью этой информации вам проще и доступнее будет написать любое письменное обращение в любую инстанцию.

Немного дополню страницу пояснениями, откуда и что взялось на этой странице. Дело в том, что в период своей службы в пограничных войсках мне пришлось создавать различного рода документы: от конспектов проведения занятий с личным составом и докладов на различных общих собраниях до межгосударственных соглашений. Да, да! Такая вот пропасть между первыми лейтенантскими документами и последними. В пограничном училище этому никто не учил (да это было и не нужно), поэтому всё пришлось осваивать на практике. Больше 10 лет я прослужил в ведомстве по охране государственной границы одной из республик бывшего СССР. Именно там я постигал премудрости изложения текста на бумаге, благо были хорошие учителя.

Фактически с даты развала Союза в данной республике пришлось создавать новые документы, новую законодательную базу. А помогал в этом компьютер (хорошо, что он уже появился в эти времена). Это во многом определяло скорость подготовки документов и возможности правки готового текста. А верстать нужно было различные постановления и распоряжения кабинета министров, тексты законов, межправительственных и межгосударственных соглашений, объёмные и небольшие по содержанию приказы для пограничных войск, доклады для руководства ведомства и много других документов, касающихся текущей переписки между министерствами и ведомствами государства, а также всевозможные внутренние документы пограничных войск. Многими из них, основой для которых стало содержание, написанное мной лично, до сих пор пользуются пограничные войска и эта республика.

Безусловно, над текстом не всякого документа я работал один. Над многими трудились целые команды экспертов, но и своей роли не хотел бы умалять. Однако, из всей этой предыдущей практической работы было вынесено несколько главных теоретических правил нужных в деле создания любого документа.

Основные правила создания текста делового обращения (документа):

1. Деловое письмо, обращение, исходящий документ, если они о чём-то рассказывают, то должны быть написаны так, чтобы любой человек, их прочитавший, даже без специальной подготовки всё понял, и не смог задать автору ни одного вопроса.

2. Если документ (письмо) адресовано руководителю, и он (документ) о чём-то просит, то прочитавший текст руководитель должен заплакать, кляня себя за свою неосведомлённость, чёрствость, бессердечность и т.д. Он должен рвать на себе волосы от осознания того, что не смог вовремя сам помочь людям, нуждающимся в его таком малозначительном, но необходимом решении.

3. Если документ (письмо) адресовано руководителю, и он требует от данного органа (учреждения) исполнения норм закона, др. нормативных документов, в том числе в части касающейся СНТ (ТСН) или садовода, то в тексте документа должны быть использованы ссылки или нормы тех нормативных правовых актов, к-е это регулируют с указанием конкретных статей, глав, разделов.

Практически эти три правила в чистом виде не встречаются. Они тесно переплетаются и используются все сразу при подготовке деловых писем или обращений. И в этом процессе главное не перепутать требование с прошением или просьбой:

Если письмо обращено к администрации органов самоуправления граждан, то после рассказывающей, поясняющей части документа, следует прошение или просьба. Т.е., СНТ или садовод просит "рассмотреть вопрос", "решить проблему", создать условия для ... и т.д.

Если вы заявляете о требованиях, то это может быть исковое заявление и соответствующие требования к ответчику. Не исключены и такие письма, к-е пишутся повторно, что, как правило, связано с дежурной отпиской и явным нежеланием адресата что-либо делать, несмотря на указанные ему его обязанности и права в соответствии с нормами закона.

Соблюдать эти нехитрые правила нужно всегда, если вы не хотите получить отрицательный ответ на ваше письмо к кому бы то ни было при первом обращении, за которым последует письменный отказ на ваши требования. Кроме того, нужно помнить о том, что заявляя о требованиях, вы должны знать: где написано то, что вы можете (или имеете право) это требовать с адресата. И не будет лишним указать адресату на его обязанности.

К примеру, обращаясь в мэрию с требованием наказать соседа (принять меры), к-й построил баню на границе земельного участка и сливает воду на вашу землю, вы должны знать, что в данном случае именно мэрия уполномочена решить данный вопрос. В письме нужно дать ссылку на ту норму закона, в которой написано об обязанности органа самоуправления реагировать на такое заявление гражданина. В рассматриваемом случае такой нормы в законе об органах самоуправления нет (ФЗ-131 от 06.10.2003 г.) А значит ваше письмо - это "что об стенку горох" - отскочит с нулевым результатом.

Если вы обратились в управление по борьбе с экономическими преступлениями МВД, то должны не только описать признаки преступления, но и подтвердить это документально. Как правило, у всех обращающихся ничего кроме неясных подозрений, слухов, сплетен бабушек нет. Реагируя на такое обращение гражданина, УБЭП вызывает председателя СНТ в контору, и просит дать письменное объяснение. Председатель пишет запрошенную у него органами бумагу. На этом разбор заканчивается, дело не возбуждается, а вам даётся дежурная справедливая отписка о том, что факты не подтвердились. Что вы написали, на что указали, на то и получили ответ. Никто не обязан разбирать внутренние проблемы юридического лица. Если общее собрание членов СНТ, ревизионная комиссия безмолвствуют и не работают, а члены СНТ, как бараны, безропотно и добровольно платят дань в СНТ, то УБЭП не может запретить это делать.

С основными правилами определились. Остальные вы увидите ниже по тексту. Теперь можно приступить к принципам создания любого письма или исходящего документа:

Принципы создания делового письма или исходящего документа:

1. Предварительная подготовка.

В предварительную подготовку входят: сбор справочного материала, нормативных правовых актов (НПА) и их изучение. Другими словами, если вы задумали писать обращение в правление садоводческого товарищества, то знание темы - это главный залог того, что письмо (заявление) не останется без внимания при условии адекватности вашего правления. Целью предварительного этапа является то, что ваше сочинение люди должны читать с неизбежно встающей перед ними задачей: придётся отвечать, т.к. бредом обращение никак нельзя назвать. Не владея вопросом досконально, не вставляя в обращение ссылки и цитаты из НПА, вы не сможете заставить адресата адекватно среагировать. В этом случае люди будут читать и перепоручать исполнителям сделать дежурную отписку. А ваша задача состоит в том, чтобы адресат не только прочитал, но и выполнил требования закона, о которых напоминает обращение.

Вполне естественным будет являться следующая реакция неадекватных горе-правителей в СНТ, да и не только в СНТ, письмо направляется в долгий ящик и забывается там или вырабатываются противоправные меры в отношении "писаки". Тогда, а это нужно предвидеть, не лишним будет упоминание в вашем обращении о том, что вы готовы идти дальше в случае невыполнения требований НПА, а в случае применения в отношении вас репрессивных незаконных мер напомните в обращении об уголовной, административной и др. ответственности в соответствии с законом.

2. Непосредственное создание текста письма.

Наконец все материалы собраны и изучены. Вы настроились на творчество. Начинайте писать письмо, которое в своей основе уже должно быть у вас в голове. Возможен вариант, когда вы наиболее ценные мысли уже записали на этапе предварительной подготовки в виде тезисов на бумагу (не в компьютер). А теперь вам просто предстоит их раскрыть. Набирайте текст свободно, не думая о том, что надо обязательно предусмотреть расстановку знаков препинания, ссылок на законодательные акты, абзацы, организацию списков с какими-то выделенными мыслями, утверждениями, вопросами и т.д. Всё это можно будет сделать потом. Сейчас важно набрать основной текст, пока есть вдохновение и творческий запал, не затрачивая усилий и времени на поиск средств форматирования.

4. Помните основное правило о том, что сочинить первоначальный текст намного сложнее, чем его потом 10 раз исправить!

Старайтесь писать так, как если бы вы всё это кому-то рассказывали. Имею в виду то, что лучше придерживаться того стиля, который вам привычен в общении с людьми. Если вы не привыкли к общению с юмором, то вряд ли у вас получится юморной текст. А для писем в органы власти юмор неуместен также, как и колкости в отношении др. чиновников, к к-м вы уже обращались, но получили отрицательный ответ. Это создаёт неприятный осадок и желание защитить любыми методами свою касту у очередного чиновника. Т.е., другими словами, вы добьётесь не решения вопроса, а прямо противоположный результат. А цель стоит - решить проблему, а не высмеять чиновника. Оставьте свои сатирические и юморные мысли для журналистов, газет и общих собраний. Там они к месту. Надеюсь на то, что это понятно.

В предложениях смело используйте причастные и деепричастные обороты, вводные слова. При наборе текста нужно использовать деловой стиль, не допускайте вставки в текст предположений, утверждений, свидетельств, к-е вы не можете ничем подтвердить, или к-е недоказуемы. Это попахивает бредом. Ваш адресат быстрее всё схватит при условии, что вся важная информация доводится доходчиво на языке дуракопонятном для всех поколений и типов людей. Не проверяйте то, что только что написали, не обращайте внимания на опечатки и ошибки. Есть творческий запал, его надо использовать на полную катушку здесь и сейчас. Если по ходу работы вы остановились (прервались), тогда следует перечитать последний или последние абзацы, чтобы поймать нужную мысль и продолжить связанное изложение текста дальше.

Не переусердствуйте с терминами, определениями и нормами законодательства. Никому не хочется читать сухой текст с одними цитатами из законов. Лучше всю терминологию и цитаты переделать под простой деловой стиль, оставив ссылки и номера статей, разделов НПА. Если вам всё же очень уж требуется и хочется сделать обращение солидным, то можно цитаты из статей НПА перенести в приложение к документу, на отдельную страницу. Это тот минимум, к которому следует стремиться всегда.

3. Работа с готовым текстом письма.

Наконец, текст в основном набран. Будет большой ошибкой тут же его напечатать и отослать в адрес. У вас теперь предстоит кропотливая работа по его правке. Опыт показывает, что подготовить письмо без последующей корректировки практически невозможно, если только вы не семи пядей во лбу. Мастерами изложения текста, безусловно, являются писатели - классики. И, как показывает история, они правили свои тексты не один раз, пока мы не получили те шедевры, к-е читает не одно поколение людей. Не считайте себя мастером равным Льву Толстому.

Итак, вы должны вернуться к началу текста и начать его вычитывать заново. В ходе этой работы найдётся масса ошибок, опечаток. Возможно, произойдёт то, что взору предстанут и другие ошибки: стилевые, тавтологические (повторения), нарушения в согласовании слов в предложениях, взаимосвязях абзацев, пропуск знаков пунктуации. А, скорее всего, все эти ошибки, исключая орфографию и опечатки, вы не увидите сразу. Это нормальное явление для всех людей, которые заняты внимательным медленным вычитыванием текста с целью найти опечатки и ошибки. Отсюда вытекает ещё одно правило:

5. Создать полноценный читабельный текст можно после внесения в него правок, в ходе, как минимум, трёхкратного перечитывания автором !

Кратность возвращения к тексту будет зависеть от количества ваших правок. Имеется в виду то, что, если вы будете добавлять какие-то новые абзацы, мысли, замечания, пришедшие внезапно в голову после того, как..., то это, скорее всего, изменит общую стилевую стройность прилегающих абзацев, что обязательно потребует снова просматривать текст, выискивая стилевые, тавтологические и другие ошибки согласования словосочетаний и предложений. Это тоже нормальное явление. Избежать этого никому не удаётся.

Вы можете со мною не согласиться, но поверьте опыту. Читабельные письма или те же документы не рождаются за один час. Исключением являются тексты в сети Интернет, где частенько авторы абсолютно не задумываются над тем, что пишут, не проверяют себя на наличие ошибок. Накидали словеса и сразу в сеть. А если ещё используется олбанский языв типа:

Под «аффтарами» свои «каменты» оставляли «каментатары». Когда «аффтаров» стало очень много, а интересных «криатиффов» мало, «камминтатары» начали экономить время. Если понравилось - ограничатся фразой «Аццкий сотона», «Аффтар жжот» (в смысле «зажигает») или «Пешы ещщо». Не понравилось - «Аффтар, выпей йаду» или, если все совсем плохо, «Криатифф г*вно аффтар м*дак» (можно «кг/ам»), -

тогда всё совсем пропало. Безграмотные тексты никто не любит. А попытка скрыться за олбанским языком говорит только о неуважении себя и своего родного языка. Кстати, это однозначно подтверждает безграмотность писавшего. Читать и отвечать на такие опусы не хочется никому. Даже без олбанского языка текст с ошибками читать неприятно. Это создаёт общее впечатление о безграмотном человеке, писавшем обращение, и вызывает нарастающее желание не решать его просьбы, жалобы, требования.

Вернёмся к тексту письма и необходимостью долговременной работы над его шлифовкой. Если у вас мнение о том, что это не нужно, тогда расскажем ещё об одном правиле, которое вынесено из опыта. Ниже сформулируем его. А сейчас разберём алгоритм работы над текстом. Он не сложен, но требует своего квалифицированного подхода.

Посмотрите первый и второй абзацы этого 3-го подраздела статьи. Там идёт речь о том, что стилистические ошибки вы, скорее всего, не увидите сразу. Чтобы победить их, надо увидеть текст глазами постороннего читателя. Можно, конечно, кого-то привлечь к этому делу. Но, предположим то, что такая авантюра у вас не пройдёт. Тогда надо поступать так, как это делают те, кто связаны по роду своих занятий постоянной работой с документами в смысле создания текста, а не работы секретаря или делопроизводителя с готовыми документами.

Вы просто бросаете готовый "славно сработанный" документ и ... уходите. Гуляете, курите, отдыхаете с друзьями, обедаете, наконец, спите. Как будто нет документа, выбросьте его из головы, забудьте. По прошествии какого-то определённого отрезка времени и при условии того, что вы напрочь забыли о своём написанном письме, занимаясь другими делами, вам предстоит вернуться снова к уже рождённому тексту. И вот тогда произойдёт чудо - вы увидите своё косноязычие, свои ошибки глазами строгого стороннего критика. А раз так, то вам уже не составит большой сложности исправить содержание своего текста. Сформулируем следующее правило:

6. Работа над исправлением своих ошибок в тексте должна проводиться периодически с обязательным отвлечением на другие виды деятельности в течение, как минимум, двух, трёх дней! Чем больше подходов к правке текста - тем лучше и убедительнее становится документ для чтения тем лицом, кому он адресован.

Если следовать этому правилу, то в течение 2 - 3 дней вы вполне сможете сами без всякой посторонней помощи создать отлично подготовленное письмо (обращение) для передачи его в требуемую инстанцию, организацию. А адресат будет вынужден принимать меры реагирования на то, что вы наваяли на бумаге без права на дежурную отписку. Соответственно, время на работу над контентом хорошего письма в зависимости от сложности, адресата и поставленной цели будет увеличиваться в разы. Но это того стоит. Никогда не следует писать обращения и письма на эмоциях. Последние не дадут вам изложить текст содержательно с необходимыми доказательствами и логичными выводами. Перехлёстывая через край, эмоции выплеснутся на бумагу этаким словесным поносом, из к-го трудно что-либо понять и, следовательно, правильно прореагировать. А читающий в этом случае текст обычно думает: "... бред очередной сивой кобылы. только отвлекают от работы". А вам ведь нужен результат, а не отписка! Если всё же эмоции заставили вас написать текст, то смело переходите к его доработке, начиная с предварительной подготовки и далее согласно изложенным на странице принципам.

4. Финальная работа с текстом письма.

Будем считать, что вы полностью подготовили хорошее письмо и уже не будете вносить правки, исключая необходимые, касающиеся внутренней оптимизации содержания. Поэтому не стоит на этом останавливаться. Упомянем лишь только то, что в финальной работе над текстом вы должны отработать форматирование, описание приложений. Сами приложения, если они уже есть, увязать с содержанием документа. И, наконец, проверить всё содержание, прогнав через проверку правил и орфографии приложения MS Office. Если изначально с момента сбора материала и первичного набора текста вы правильно определились с темой, заголовком, другими важными частями письма, то эта последняя задача фактически уже вами решена. Останется только напечатать письмо, отправить его в адрес, дождаться решения и закрыть вопрос.

Естественно то, что финальная работа над текстом будет наиболее короткая по времени и трудозатратам. При этом, надеюсь, что вы, создавая письмо, придерживались какого-то одного направления или темы, когда один абзац логично вытекает из другого. А все они связаны между собою. При этом выводы или обозначенные проблемы, их решение документально подтверждены или обусловлены нормативными правовыми актами.

7. В заключение ещё один совет: Старайтесь так написать текст письма (обращения), чтобы он занимал не более 1 - 1,5 страниц (размер шрифта 13-14 для Times New Roman Cyr). Две страницы - это критический размер.

Не нужно усердствовать с жирным шрифтом. На страницу не более 2-х выделений.

Не нужно менять цвет шрифтов. Деловое письмо - это не презентация дипломного проекта.

Не нужно менять размеры шрифтов, если это не относится к различным частям документа: заголовок - один стиль, адрес - второй стиль, приложение к документу - третий стиль и т.д. Можно стили совмещать. К примеру, адрес и подпись под документом исполняются одним шрифтом и размером.

В целом, перед печатью документа вы должны уменьшить его изображение на экране компьютера и увидеть его целиком, сделав выводы о целостности и воспринимаемости документа. Красивый документ хочется читать, а коряво и криво исполненный отложить в сторону или сразу переадресовать подчинённому. Увидев недостатки форматирования, сразу же исправьте их. Может быть, это будет изменение расстояний между абзацами, а может нужно изменение размера шрифтов или полей документа и т.д.

Если документ превышает критический размер (две страницы), то читающий документ начальник (адресат) вполне может бросить чтение на середине или сразу, не читая, перенаправить письмо подчинённому. Тогда вы рискуете тем, что наиболее важное, значимое читать будет не тот, кому это было изначально адресовано. И решение, к-е вам необходимо, принято не будет. Исполнитель, чего бы он ни написал в ответе на обращение ничем не рискует. А начальник большой (длинный) текст не читает. Поэтому, исходя из поведения среднестатистического чиновника, весь объёмный материал необходимо заталкивать в приложения к основному небольшому по объёму, но ёмкому по содержанию документу. А это уже искусство. Время, затрачиваемое на создание такого документа, измеряется несколькими днями.

При выполнении всех рекомендаций и выборе правильных временных интервалов в работе с текстом письма (обращения) вас всегда будет ждать успех и в конечном итоге решение поднятых в документе вопросов. Иногда в одну и ту же организацию приходится писать не один раз. Одного раза для наших "больших" чиновников бывает недостаточно или мы бываем не очень убедительны. При повтором обращении нужно составлять текст с приложением первого письма, ответа от организации и анализа. Последний документ оформлять как приложение. В нём изложить поставленные вами для решения проблемы, вопросы и полученные в ответе от организации ответы или предложенные варианты решения. В том числе, особо выделить и ткнуть носом в отсутствие ответов на поставленные вами вопросы, что очень характерно для сегодняшних чиновников.

На этой оптимистической ноте можно закончить эту страничку. Надеюсь на то, что она написана не зря. А в виде бонуса к основному содержанию сайта и теме "Делопроизводство" сможет помочь в решении вопросов в проблемных садоводческих товариществах с привлечением к этому делу правоохранительных органов, органов власти и др. заинтересованных лиц, включая самих членов СНТ (ТСН).