Цитата:
Я бы обозначила этот пункт как "Делопроизводство и хранение документов в ТСН".
Вопрос не спорный и не принципиальный. Однако Делопроизводство предполагает и хранение документов. Правильно?
Цитата:
Делопроизводство это порядок работы с документами. Номенклатура дел-это не основа, а всего лишь часть делопроизводства. Можно подробнее почитать в гаранте или консультанте "делопроизводство и архивное дело" не помню от какого года, 125-ФЗ "Об архивном деле".
Я ещё помню секретный и несекретный приказы по делопроизводству в системе КГБ. Так вот основой документооборота является номенклатура. Смысл вот в чем: Номенклатура - это грубо опись всех документов, книг, журналов, тетрадей и пр., к-е заводятся в юрлице.
Обязательное условие: номенклатура должна иметь зарегистрированный журнал исходящих юрлица, потому что первым номером зарегистрированного в таком журнале документа всегда будет являться номенклатура. Они друг друга взаимно перекрывают. Все остальные навороты номенклатуры (разделы, индексы) исполняются так, как удобно юрлицу. Когда я собирал материал к статье (ещё не написана) я консультировался с прапорщиком, к-я проработала в секретной части 95 Калининградского пограничного отряда 30 лет.
Цитата:
В этот пункт устава я бы включила следующее:
- подготовка и оформление документов;
- организация работы с документами и контроль их исполнения;
- составление номенклатуры дел;
- формирование и хранение дел;
- использование документов архива и порядок работы с обращениями граждан и ЮЛ. Примерно так.
Не готов обсуждать, надо подумать ещё, посмотреть на пункты устава. Если это нужно, значит внесу ред. правки.
Цитата:
Можно включить в один из пунктов ведение делопроизводства, ответственность за состояние делопроизводства и сохранность архива в ТСН и возложить на члена правления, причем тут секретарь? Здесь можно утвердить бланк ТСН, если он у вас есть, прием и обработку входящих и исходящих документов, на кого возлагается контроль за исполнением и какие сроки их рассмотрения.
А секретарь и есть член правления, к-й у нас пишет протоколы правления и собраний. Он же отвечает за делопроизводство. Бланк ТСН утверждается приказом. Но можно и опустить вопрос. Главное его разработать. Дело в том, что бланки должны быть пронумерованы, но не вручную или на компьютере, а типографским способом, чтобы исключить возможность подделки. Такие бланки - являются отчетными. Зачем нам в СНТ - ТСН это нужно? Расходы большие.
Цитата:
У нас это 30 дней с момента получения (штампа на конверте или даты письма, если получено лично), а не секретарем.
Это не у Вас, это по закону о работе с письмами, обращениями и т.д.
Цитата:
Номенклатура дел-это перечень заголовков ВСЕХ дел, книг, журналов, в том числе, ведущихся в электронном виде, определение сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Поскольку 70% дел - это бухгалтерские папки, то у нас номенклатуру дел составляет бухгалтер. Это проще, т.к. секретарь или член правления может и не знать, что именно ведет бухгалтер.
Номенклатура всегда разрабатывается в конце года. Для ТСН - СНТ условно можно разбить номенклатуру на два раздела: буховские дела и все остальное. По правилам этим должна заниматься канцелярия, делопроизводитель юрлица (секретарь - можно и по другому обозвать, суть не изменится). Бух предлагает правки в номенклатуру по своему направлению, аналогично остальные отделы, управления юрлица. В ТСН, как я уже сказал, их всего два. Изменения внесли, напечатали номенклатуру заново и запустили в работу с 1 января.
Цитата:
Номер индекса дела указывается, если в организации много отделов. У нас № индекса соответствует порядковому №, через дробь количество томов. Порядковый № (индекс) определяет степень важности дел и их взаимосвязь. На каждой папке указывается дата заведения дела, отсюда ведется отсчет. Сроки хранения дел можно определить в бесплатном сервисе "Архивист онлайн". Также сроки хранения дел вы можете установить свои, но не менее 5 лет.
Согласен. Почти. С чем не согласен не так важно.
Цитата:
Номенклатуру подписывает бухгалтер, утверждает Председатель. Номенклатура составляется на 1 января каждого года, независимо были изменения или нет.
Нет, составляет делопроизводитель, секретарь, подписывает председатель и секретарь, утверждается решением правления, т.к уставом обязанность по делопроизводству и хранению архива возложено на правление п. 7.19.7.
Цитата:
Формирование дел осуществляется путем группирования документов по видам и хронологии, и в соответствии с номенклатурой. Прошиваются и передаются в архив по акту приема-передачи. У нас это помещение правления и в железный сейф. Комиссия по уничтожению документов у нас 3 чел.-это 1 член правления, 1 из ревизионной комиссии и 1 независимый член СНТ, но не сторож дядя Вася, а человек который более или менее разбирается в документах. Почитайте п.1.1.Приказа Росархива от 19.01.95 №2. Вся эта "компания" проводит экспертизу ценностей документов и составляет акт об их уничтожении. У нас все боятся брать на себя такую ответственность, за исключением предыдущего буха (всё сожгла!). Дела копятся в архиве. Изъятие документов из архива под расписку. Ключи от сейфа у Преда. Кстати, в Уставе можно и нужно указать местоположение архива.
Согласен, можно и по-другому, но суть та же.
Цитата:
Можно включить еще ответственность за ненадлежащее хранение документов (внести утерю в результате стихийных бедствий и хищением).
Отвечает правление, аналогично ФЗ-66.
Цитата:
И то и другое оформляются соответствующими органами. Далее, что со всем этим делать решит правление. Поскольку вы продвинутое ТСН, то можно указать в пункте "Хранение" сканирование всех документов на флешкарту и хранение флешки у Председателя. Это называется электронный документооборот. У нас, по окончании календарного года, сканируются ВСЕ документы за год на флешку (деятельность по годам). Флешка передается по акту приема-передачи от председателя к председателю. Ее конечно можно потерять, но можно и продублировать, например. Тогда уничтожать документы не так страшно. Обратите внимание на ст.5 125-ФЗ хранение документов на бумажных и электронных носителях. У нас, например, журнал входящей и исходящей корреспонденции и не только, ведется в электронном виде+флешка тоже подпадает под этот закон.
Это пока не для нас, хотя неплохо бы это иметь. У большинства членов правления нет навыков работы с компьютером.